Increase your sustainability transparency: implement the CSRD as a standard for sustainability reporting

Inleiding Werken aan duurzaamheid is key. Overheden voeren wetten in om verantwoord gedrag op dit gebied te stimuleren. In deze blog gaan we in op de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) van de Europese Commissie. We nemen je mee in hoe je deze duurzaamheidsrapportage efficiënt en effectief kunt operationaliseren. De reden voor de invoering van CSRD en de ESRS is uitvoering geven aan het Klimaatakkoord van Parijs van 2015 door de Europese Unie en alle lidstaten. In deze blog gaan we in op onderstaande vragen:

1. What is the CSRD and the ESRS?
2. What goals is the EU pursuing with the CSRD and ESRS?
3. Do the CSRD and the ESRS apply to my organization?
4. What are the requirements?
5. Efficient implementation and demonstrable mastery of sustainability requirements

  Wat is de CSRD en de ESRS De CSRD is een specifieke en veeleisende richtlijn waardoor grote en kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) en sommige niet-EU-ondernemingen verplicht zijn duurzaamheidsinformatie te publiceren in hun bestuursverslag. Met ingang van 1 januari 2025 moeten grote ondernemingen en organisaties van openbaar belang over boekjaar 2024 rapporteren hoe ze omgaan met duurzaamheid, ook wel ESG genoemd (Environment, Social & Governance). Deze ondernemingen hebben hier al ervaring mee aangezien zij sinds 2016 onder de Non-financial Reporting Directive (NFRD) vallen. Voor kleine en middelgrote ondernemingen is deze richtlijn met ingang van 2027 nieuw maar ten opzichte van grote ondernemingen is sprake van een lichter regime. De CSRD wordt nader uitgewerkt in standaarden voor duurzaamheidsrapportages en worden European Sustainability Reporting Standards (ESRS) genoemd. De ESRS beschrijven regels voor de inrichtings- en openbaarmakingsvereisten van het duurzaamheidsverslag. Ze bevatten voorschriften en handvatten voor hoe het duurzaamheidsverslag eruit moet zien. De European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) stelt de ontwerp-ESRS op en stuurt deze als advies naar de Europese Commissie. De Europese Commissie gebruikt het advies van EFRAG om te komen tot vaststelling van de definitieve ESRS als gedelegeerde EU- wetgeving. De Europese Commissie heeft de eerste vier ESRS eind juli 2023 vastgesteld. De gedelegeerde EU-wetgevingen zullen binnenkort definitief verschijnen. Deze zijn direct werkend en hoeven niet te worden omgezet in nationaal recht. Zie onderstaand overzicht (bron: https://www.ser.nl/-/media/ser/downloads/thema/imvo/csrd-en-esrs.pdf) Belangrijk om te realiseren is dat de CSRD en de ESRS niet alleen “droog” feiten rapporteren is, maar een actieplan is voor de onderneming om beter te presteren, te concurreren en innovatiever te zijn. Hieronder een overzicht van de ESRS structuur die bestaat uit 2 algemene rapportage standaarden en 10 thematische rapportage standaarden: De op 30 juni 2023 goedgekeurde en verplichte (EU gedelegeerde wetgeving) ESRS bestaan uit:

• The ESRS 1 contains an explanation of the general reporting requirements. It is important to read it carefully so that the concepts (including dual materiality) become clear.
• The ESRS 2 contains 16 concrete general reporting requirements that must be followed by the organization. These requirements cover reporting principles, governance, strategy, impact, risk and opportunity management, and metrics and targets.
• The ESRS E1 contains 12 concrete reporting requirements related to climate change and are related to the requirements from the ESRS 2.
• The ESRS S1 contains 19 concrete reporting requirements related to its own personnel, and these requirements are also related to those in the ESRS 2.

  Deze ESRS bevatten algemene- en meer specifieke eisen op het gebied van klimaatverandering en eigen personeel. De overige ESRS worden de komende jaren gepubliceerd en hebben betrekking op de thema’s milieu, social en governance. De laatste drie bovenstaande standaarden zijn integraal opgenomen in Perium, je kunt hier meteen mee aan de slag. Welke doelen streeft de EU met de CSRD en de ESRS na? De EU heeft een drietal doelen voor ogen met de invoering van de CSRD en de ESRS, te weten:

1. Shifting capital flows from the gray to the green economy. Among other things, to get investors and banks to invest more in companies making the transition to sustainable operations or start-ups with green/circular products.
2. Make sustainability an integral part of risk management. This puts sustainability into a company-wide PDCA cycle.
3. Encourage transparency (unambiguous) and long-term thinking. This is reflected in sustainability reporting that makes companies more comparable. This enables investors and financiers to make better decisions on what to invest their money in.

Is de CSRD en de ESRS voor mijn organisatie van toepassing? De regels van de CSRD en de ESRS gaan in tussen 2024 en 2028:

• Starting Jan. 1, 2024, large public-interest companies (more than five hundred employees) already covered by the current Non-Financial Reporting Directive (NFRD) will have to deal with preparing these reports in 2025 for the previous fiscal year.
• From Jan. 1, 2025, large companies not yet covered by the Non-Financial Reporting Directive (NFRD) (2 out of 3: more than 250 employees and/or €40 million in sales and/or €20 million in total assets) will have to deal with preparing these reports in 2026 for the previous fiscal year.
• As of Jan. 1, 2026, listed SME companies will face these reports in 2027 for the previous fiscal year.

  Uiteraard kan elke organisatie de CSRD en de ESRS op vrijwillige basis gebruiken. Let op! Ook als je onderneming niet onder de rapportageplicht valt van de CSRD en de ESRS kun je hier toch mee te maken krijgen. Bijvoorbeeld als je producten en/of diensten levert aan een onderneming die daar wel onder valt. Vanuit de keten zal die onderneming je vragen over bepaalde zaken te rapporteren. Bijvoorbeeld over de CO2-uitstoot verbonden met de productie van de te leveren producten of als sprake is van ongelijke beloningsbehandeling tussen mannen en vrouwen voor dezelfde werkzaamheden of tussen lokale medewerkers en medewerkers uit andere Europese landen die hier werkzaam zijn.   Wat zijn de eisen? De rapportage over duurzaamheid moet duidelijk herkenbaar onderdeel zijn van het bestuursverslag. Het duurzaamheidsverslag moet beoordeeld worden door een externe ‘assurance provider’. Dit kan de externe accountant zijn die ook de jaarrekening controleert, maar kan ook een andere externe accountant zijn. Het is nog onduidelijk of andere ‘assurance providers’ dan de externe accountant straks in Nederland het duurzaamheidsverslag zullen mogen beoordelen. Rapportageplichtige ondernemingen dienen in hun bestuursverslag alle materiële duurzaamheidsinformatie op te nemen. Bij het bepalen van de materiële duurzaamheidsinformatie wordt uitgegaan van het ‘dubbele materialiteits’-principe. Dit betekent dat de materialiteit zowel bepaald wordt vanuit een financiële materialiteit (wat is de impact van bijvoorbeeld klimaatverandering op de onderneming) als vanuit de impact materialiteit (wat is de impact van de onderneming op haar omgeving). Efficiënte implementatie en aantoonbare beheersing van duurzaamheidseisen Voor de meeste organisaties is het een forse verandering die doorgevoerd moet worden. Het is essentieel dit gestructureerd te doen. We raden aan in ieder geval onderstaande stappen uit te voeren:

1. Determine which employees are or will be working on sustainability and what tasks, responsibilities and authority they have. Read up on and follow publications from, for example, industry associations and reports from other organizations. Tip: especially look at publications on the SER website (CSRD and the ESRS: questions and answers). A useful and readable report on sustainability can be found on Zeeman's website(https://www.zeeman.com/media/wysiwyg/pdf/MVO_verslag_2021.pdf).
2. Map your organization and context and engage with your stakeholders. Aim to do a dual materiality analysis.
3. Take stock of what you are already doing on sustainability and what is still needed from the obligations of the CSRD and the ESRS (gap analysis).
4. Set policy for sustainability. Answer where you want to be in 3 years and how to get there (Plan of Action).
5. Implement a framework to achieve demonstrable compliance. Ensure that this framework provides accurate and up-to-date information and a strong PDCA cycle to remain in compliance with the CSRD and ESRS.
6. Collect sustainability data. Determine what data is relevant, how reliable it is and what information is still missing.
7. Compile an initial report and discuss it with your accountant to determine where improvements are needed.

  Een belangrijk element van de CSRD en de ESRS is risicomanagement. Binnen de ESRS wordt dit ‘impact-, risico- en kansenmanagement’ genoemd. Dit is essentieel omdat organisaties op basis van de duurzaamheidsrisico’s beter in kunnen schatten wat de nodige vervolgstappen zijn. Om organisaties sneller en effectiever op weg te helpen, hebben we het Perium platform al ingericht met ESRS 2, E1 en S1 en deze gekoppeld aan de meest voorkomende duurzaamheidsrisico’s. Hiermee is het framework (zie stap 5) met veel relevante informatie voorhanden en zal de regiefunctie (PDCA-cyclus) in het platform ervoor zorgen dat de juiste acties, op het juiste moment door de juiste medewerker opgepakt worden. Begin op tijd, begin nu. Kijk voor meer informatie op onze website https://perium.uk/normen/duurzaamheid/   Auteurs: Ed van Zoelen en Arjan Kremer Heb je vragen? Bel Ed op 06- 55 33 53 90 of Arjan op 06-12 74 76 25